総務委員会
| 委員長 | 今後 武 |
| 副委員長 |
伊田 昌玄 上浦 広大 |
| 運営幹事 | 永田 和正 |
| 会計幹事 | 柿木 康宏 |
| 職務分掌 |
|
設置背景
神戸青年会議所がまちにより良い変化をもたらすためには、一人ひとりの想いを汲み取る民主的なプロセスに則り、事業について発展的な議論を重ねることが求められます。そのためには、適切な情報提供と効率的な会議運営を行うことにより、組織内のコミュニケーションを円滑にし、より良い運動を行うための基盤を構築する必要があります。
設置目的
■神戸JCが組織としてよりよい運動を行うための環境をつくることを目的とします。
・組織が活動において用いる資料を作成し、組織内に正しい情報を提供するなど、メンバーが支障なく活動できるような組織運営の基盤を構築します。
■効率的かつ効果的な会議を通し、有益な議論が行われることを目的とします。
・各会議において発展的な議論が交わされるよう、上程された議案を事前に確認し、誤字脱字等に関するものなど、無用な議論を省きます。
目的の検証方法
目標数値① 審議クールの議案一つに対し平均4名以上の担当委員会メンバーに、理事会にオブザーブ参加いただきます。
目標数値② 電子名簿に記載するための正確な情報を2023年12月末までに全ての現役メンバーより回収し速やかに修正を行うことで、実情との不一致を0とし、また2024年6月末までに再度情報収集及び修正を行い実情との不一致を0とします。
目標数値③ 8月例会後の事後アンケートで、ひょうごビジョン2050が目指す「新しいことに挑戦できる社会」について理解が深まったとの回答を90%以上とします。
目標数値④ 総務チェック後に上程された議案を再度確認し、修正漏れを100%指摘します。
委員会事業概要
1. 8月例会の企画、設営及び実施に関する業務
まちにより良い変化をもたらすために、神戸JCが活動する主な場となる兵庫県が掲げるひょうごビジョン2050の内容を、その首長から直接拝聴できる機会を設け、まちの長期ビジョンを知り、かつ本年度策定した中長期ビジョンを再確認することにより、組織として目指すべき未来像を再考し、メンバーは自らが向かうべき方向性を確認でき、一致団結して事業に取り組むことができます。
2. 諸会議に関する業務
2-1 諸会議において発展的な議論を行うために、毎月の委員会で統一語句・半角文字数字チェックマクロ及び議案整形ツールを活用した総務チェックの方法を確認し、委員会内で周知徹底するとともに、見落としの頻度の高いケースを分析します。さらに委員会内でのダブルチェックを行うことにより、誤字脱字や体裁等の不備に関して時間をかけることなく、有意義な会議を行うことができます。
2-2 事業に臨むメンバーの意識を高めるため、理事会での議案内容を委員会メンバーに周知します。また、議案を上程する委員会に積極的な理事会へのオブザーブ参加を促すことで、理事会構成メンバーはより責任感を、それ以外のメンバーは事業に対する当事者意識を持つことができます。
2-3 友好LOMとの関係性をさらに強固なものとし、今後のさらなる友好と互いの地域の発展のために、意見交換が活発に行われるような定例会議を設営することで、メンバー同士が体験や価値観を共有し、刺激しあいながら成長する機会を設けることができます。
3. 組織内の情報・諸規定に関する業務
3-1 組織運営を円滑に進行させるために、メンバーに対して名簿記載の情報が最新であるか、プライバシーに配慮し直接の連絡をいただくなど連絡網を整備したうえで、各委員会運営幹事を通して調査を行い、速やかに修正作業を行うことにより、メンバーがいつでも正確な情報にアクセスすることができます。
3-2 組織内の秩序を維持するために、定款及び諸規定が正確であるか、現状に対して有効なものであるかを調査し、必要に応じて修正することにより、時代に即した規律を定めます。
4. 褒章に関する業務
メンバーに対し、未来の活躍のための動機づけを行うために、次年度において活躍した委員会及びメンバーの功績を調査するなど、褒章委員会のサポートを行うことで、1年を振り返り友情を深めていただくとともに、次年度へのモチベーションを高めます。
5. 事務局の管理、運営に関する業務
メンバーのJC活動を円滑にするために、事務局との連携に加えて、事務局が保管する神戸JCに関する情報や会議等の備品を適切に管理することで、メンバーは容易に情報収集や必要な備品類の準備を行うことができます。
委員会運営
総務委員会は規律と柔軟性を重視して活動を行います。諸会議の運営を担う委員会として、組織の規律を遵守しながらも、様々な価値観を持つメンバーの意見を取り入れ、柔軟に変化し、委員会全体で時代に即した組織運営を追求します。メンバーには、会議を通じて神戸JCのあらゆる取り組みに触れることで、まちの発展への貢献に意義を感じていただくとともに、与えられた職務のみならず、組織運営の改善点を見出し積極的に意見するなど、能動的に活動に参画することを通じて団結した仲間と共に成長する機会とし、悔いのない1年を過ごしていただきます。
MEMBER
中島 圭一 ・崔 盛和 ・永田 東輝 ・山本哲士 ・井上 由貴 ・金田 真世 ・森 陽真 ・大野 佑輔 ・佐藤 悠貴
ABOUT JCI KOBE
